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Assistance administrative

Assistance administrative

L’Assistant Administratif effectue le traitement administratif et le suivi complet des dossiers. Il assiste ou prend toutes les tâches administratives en charge. A ce titre, il assure l’accueil téléphonique, que ce soit des clients ou des fournisseurs, ainsi que la réception et la rédaction du courrier. De plus, il s’occupe du secrétariat : suivi des dossiers, des chantiers, tableaux de bords et autres planning. Egalement de son ressort, la facturation des clients et le recouvrement des factures. Il assure l’enregistrement comptable, apporte son aide concernant le suivi de la trésorerie ; et établit donc potentiellement les déclarations sociales et fiscales. De plus, il peut s’occuper d’une partie plus commerciale, avec la gestion du portefeuille client. Par conséquent, il prépare les devis et les réponses aux appels d’offres, et les transmet aux clients. De plus, il gère le suivi des commandes auprès des fournisseurs (devis, bons de commandes et de li-vraisons, factures, paiements et contrats.) Il communique avec le tout le personnel de l’entreprise en faisant suivre les informations (par le biais de notes ou de mail) que ce soit pour le compte d’un responsable ou d’un service/fonction de l’entreprise, suivant l’organisation de celle-ci. Enfin, concernant la gestion du personnel, l’assistant administratif suit les dossiers des salariés, effectue le suivi des stages de formation et comptabilise le temps de travail de chacun, en mettant à jour le planning des congés et des absences. Il peut également avoir à sa charge la préparation des éléments concernant les paies. L’assistant administratif est donc chargé d’effectuer des taches aussi bien concernant la compta-bilité que le commercial : il faut être polyvalent, rigoureux et appliquer le règlement de manière précise. Ce métier peut s’exercer au sein d’entreprises privées ou bien d’établissements publics. Ses missions varient suivant la taille de l’entreprise. Plusieurs études peuvent mener à ce métier, généralement un niveau BAC +2 avec une spécialisation dans le secrétariat, la gestion ou le domaine commercial sont demandés. Les responsabilités et missions de l’assistant d’administration évoluent selon l’expérience et la taille de l’entreprise. Il est possible d’exercer ce métier avec un niveau bac seul, l’expérience étant toujours très valorisée.